Actueel

Op het gebied van automatisering zitten we bij WEA Zuid-West meestal op de voorste rij. Zo houden onder andere onze collega’s Jelle en Elroy zich bezig met het optimaliseren en automatiseren van administratieve processen en verkennen ze nieuwe oplossingen en tools om zo het voeren van administraties steeds efficiënter te laten verlopen.

Dat is iets wat we voor onze interne processen doen, maar ook voor onze klanten. “Niet iedereen staat te springen”, vertelt Elroy. “Vaak hoor je ‘Als het werkt, dan werkt het toch?’. Dat klopt ook wel, maar ik vraag me toch altijd even af of het niet beter kan. We hebben klanten die daar helemaal in meegaan en sommige willen er niet direct aan of moeten overtuigd worden. Want waarom zou je iets veranderen als het werkt? ‘Omdat het beter, makkelijker, voordeliger of sneller kan’, is dan het antwoord.”

“Zo was ik laatst bij een klant met een kassasysteem en daar werd een factuur uitgeprint, gescand en bij ons ingeleverd. Na wat uitzoekwerk bleek het kassasysteem een koppeling te hebben met Twinfield. Het is dan zonde om die handmatige acties uit te blijven voeren, maar je moet het net even weten en er in mee willen gaan.”

Verandering en migratie

Nu is dat een kleine verandering met grote gevolgen, maar soms is de impact groter en zijn er tal van redenen te bedenken om iets niet te gaan doen of niet te willen veranderen. “Recent hebben we er zelf ook nog mee te maken gehad”, vertelt Jelle.

“Voor de verwerking van inkoopfacturen maakten we gebruik van DizzyData. Toen we in november van 2022 te horen kregen dat de ondersteuning en de ontwikkeling met ingang van het nieuwe jaar zou stoppen en de tool per 1 juli 2023 helemaal niet meer te gebruiken zou zijn, was dat wel even schrikken. We hadden honderden administraties via DizzyData lopen en daar trokken ze nu van de één op de andere dag de stekker uit. Met zoveel administraties stap je niet ‘even’ over naar een andere oplossing, zeker niet op zo’n korte termijn.”

Omdat we de ontwikkelingen op de markt nauw in de gaten houden waren we al in contact gekomen met Zenvoices en dat had onze interesse gewekt. Ondanks dat we enthousiast waren over Zenvoices, was er toen geen reden om op hele korte termijn over te gaan. Een migratie van die orde en grootte is een tijdrovend proces, DizzyData deed wat het moest doen. Dus als het werkt, dan werkt het toch?” 

Inmiddels zijn we blij dat we ‘gedwongen’ zijn

“Het fijne aan Zenvoices is dat het relatief weinig inspanning op het gebied van configuratie vergt”, concludeert Elroy. “Het hele pakket is gebouwd op koppelingen met boekhoudpakketten. Dus na het koppelen van de administratie kun je vrij snel met de informatie uit je boekhoudpakket aan de slag. Daarnaast heeft Zenvoices het voordeel dat ze heel sterk zijn in automatisering. Ook de herkenning van documenten is beter dan in DizzyData en ze werken met boekingsregels waarin veel mogelijk is.”

“Als er geen deadline was geweest hadden we niet snel prioriteit gesteld op het migreren van onze klanten. Op dit moment draaien er nog een aantal op DizzyData, maar zeker 90% is gemigreerd. Achteraf zijn we enorm blij dat we ‘gedwongen’ zijn, want het is weer een enorme stap vooruit.”

We snappen ook echt dat niet iedereen staat te ‘springen’ om verandering

Zodra een proces of een tool verandert vraagt dat om inspanning en dat komt niet altijd gelegen, of is soms om andere redenen niet mogelijk. “Toch vind ik dat iedereen zichzelf uit moet dagen om steeds een stap te maken”, zegt Jelle. “Zo moeten we niet alleen af van papier, maar ook Excel voor het maken van facturen moet de deur uit. Er zijn genoeg oplossingen die gebruiksvriendelijker zijn, inzicht geven, zoekgemak bieden en de foutkans beperken.”

“Eén van onze klanten wilde absoluut niet digitaliseren. Uiteindelijk zijn we toch veranderingen door gaan voeren en nu heb ik hem regelmatig aan de lijn en geeft hij aan ‘dat is toch mooi he, dit hadden we veel eerder moeten doen.’ De voordelen ervaar je vaak pas achteraf, maar als je eenmaal de stap hebt gemaakt, dan wil je nooit meer terug.”

We krijgen steeds minder tijd, willen steeds sneller en de kosten blijven stijgen. Hierdoor worden we gedwongen om zo efficiënt mogelijk met onze tijd en de stijgende kosten om te gaan. Daarom is het nodig om steeds efficiënter te gaan werken en daar helpen we je graag bij.

Kansen benutten?

Wil jij weten waar er kansen liggen in jouw organisatie om efficiënter met je administratie om te gaan? Neem dan contact met ons op.