Klantlogin

Hier vindt u de login mogelijkheden van onze portals en online services. Selecteer de gewenste dienst en log in met uw persoonlijke inlogcode.

Heeft u nog geen inloggegevens?
Neemt u dan contact met ons op.

Neem contact op

Actueel

Nieuws | Geplaatst op 5 juni 2024

Digitaal ondertekenen binnen salarispakket NMBRS

Loop je tegen het probleem aan dat je de papieren administratie niet meer kan overzien, loop je constant achter de werknemers aan om de arbeidsovereenkomst te laten ondertekenen of heb je geen geschikte apparatuur om getekende documenten in te scannen en op te sturen naar de accountant? NMBRS biedt de oplossing door gebruik te maken van digitaal ondertekenen.

Het salarispakket NMBRS biedt werkgevers de mogelijkheid om diverse documenten digitaal te (laten) ondertekenen, denk hierbij aan arbeidsovereenkomsten of gebruiksovereenkomsten van bijvoorbeeld een auto of laptop/telefoon van de zaak. Deze documenten worden gereed gezet in de omgeving van NMBRS en wordt door de werkgever (of gemachtigde persoon) ondertekend. Wanneer de werkgever de handtekening heeft gezet, wordt het document gereed gezet voor de werknemer ter ondertekening.

Wanneer de werknemer het document ook ondertekend heeft, wordt het document automatisch opgeslagen in het digitale personeelsdossier in NMBRS. Deze kan worden teruggevonden onder de paperclip/documenten medewerker op de pagina van de werknemer. In dit digitale personeelsdossier kan de werkgever aangeven wat de looptijd is van het document en of het document ook zichtbaar is voor de werknemer zelf. Wanneer de werkgever aangeeft dat het document niet zichtbaar is voor de werknemer, ziet de werknemer het document niet terug in zijn eigen dossier. De werkgever kan wel ten alle tijden de documenten benaderen. De ondertekende documenten zijn enkel terug te vinden in de web versie van NMBRS, via de app is het niet mogelijk om de documenten in te zien.

Bovengenoemde stappen zijn ook uit te voeren bij nieuwe werknemers. In dit geval hebben wij de NAW-gegevens en e-mailadres nodig van de nieuwe werknemer zodat wij deze een activatielink kunnen sturen voor een werknemer-login. Wanneer een werknemer geen werknemer-login heeft kan deze niets ondertekenen en ontvangt geen signaal dat een document gereed staat ter ondertekening.

RECHTSGELDIGHEID DIGITALE HANDTEKENING

Het zetten van een digitale handtekening is mogelijk vanuit de wet. Dit omdat het eigenlijk een digitale versie is van een met pen geschreven handtekening. Wel dient het aan een aantal eisen te voldoen om rechtsgeldig te kunnen worden verklaard. NMBRS gebruikt hierom een geavanceerde elektronische handtekening. Dit houdt in dat de digitale handtekening aan de eis van voldoende betrouwbaarheid is voldaan, tenzij het tegendeel wordt bewezen. Elk getekend document bevat een kenmerk waarin is vastgelegd wie op welk moment getekend heeft en wordt een unieke code aan gekoppeld. Zo wordt de betrouwbaarheid gewaarborgd.

Ben je enthousiast geworden en wil je gebruik gaan maken van het digitaal ondertekenen van documenten in NMBRS? Neem contact op met de loonafdeling via lonen@weazuidwest.nl of via het telefoonnummer 0111-453700.

Contact

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
  • Bron: Visma Nmbrs Payroll NL