Actueel

WEA Zuid-West maakt gebruik van de AFAS ERP software. AFAS nodigde WEA Zuid-West uit voor een interview. Fiscalist en vennoot Alexander Bevelander en assistent accountant Jan Pieter Bevelander legden uit waar ze voor staan, waar de obstakels lagen en hoe deze zijn opgelost.

De uitdaging

Als WEA Zuid-West wilden we klanten beter en vaker kunnen adviseren, zonder onnodig hoge kosten. Het totaal aan processen, de administratie, de analysering en de advisering, kostte teveel tijd. Dat moest anders.

Automatisering

Alexander: “Analyses maakten we gewoon met Excel. Iemand trok daar de data uit, maakte een rapport en op basis daarvan bracht je dan een advies uit.” Om meer tijd over te houden voor het adviseren van de klant wilden ze die stappen gaan automatiseren.

Zonder losse pakketten

Alexander voegt toe dat ze bij een nieuw systeem ook gelijk afscheid namen van alle losse pakketten. “Voor fiscaal, financieel, projecten en CRM hadden we allemaal verschillende software. Dat was verschrikkelijk. Als je dan een adreswijziging doorvoerde, moest je dat in tien verschillende systemen doen. Dus wilden we één compleet systeem.”

De zoektocht naar één compleet systeem

Bij WEA Zuid-West zijn we bekend met alle grote systemen. Alexander licht toe dat je moet weten waar de klant mee werkt, zodat je hem goed kunt helpen met de boekhouding. “In onze zoektocht naar een goed systeem voor ons bedrijf hebben we veel softwareproducten bestudeerd. Veel systemen hebben een afgebakende structuur. Ze zijn op een bepaalde manier ontwikkeld en daar moet je het mee doen.” Alexander gaat verder: “Als een systeem gesloten is, ben je afhankelijk en zit er een rem op je groei. Dan moet onze programmeur weer aan het werk om nieuwe ideeën uit te werken. Zo blijf je bezig.”

Orde en innovatie

Jan Pieter zegt op zijn beurt: “We wilden een systeem dat onze gegevens goed ordent en deze makkelijk vindbaar maakt.” Alexander vult aan dat het systeem ook open moet staan voor groei en innovatie. “Zo kwamen we uit bij AFAS Software.”

Het systeem dat voor ons werkt

Jan Pieter: “De overstap uit zoveel verschillende systemen was wel even een klus. Maar nu loopt het gesmeerd. het systeem doet namelijk alles voor ons. Vanaf dat de gegevens binnenkomen tot aan het contactmoment met de klant. In mijn dagelijkse werk is het bijvoorbeeld heerlijk dat deelprojecten automatisch in je takenlijst komen te staan. En workflows hadden we eerst niet. Dan moet je handmatig de gegevens en dossiers overal uithalen. Nu kan je zelf die processen vormgeven met workflowmanagement.”

Snellere data analyses en concreet advies

Alexander: “Dankzij AFAS kunnen we beter, en vooral sneller, onze data-analyses uitvoeren. In AFAS zijn alle gegevens erg goed geordend en aan elkaar gekoppeld. Met ons Joost-model zien we nu met één klik op de knop hoe een klant ervoor staat. Joost haalt de data uit AFAS en maakt daar een rapportage van. Daarmee krijg je bij bijvoorbeeld een klant in de horeca specifiek inzicht in de marges. Lopen die scheef? Dan kan je heel concreet advies geven. En doordat het zo eenvoudig gaat, maken we, als het moet, elke week zo’n rapportage. Zonder dat de kosten daarvoor onacceptabel worden. Daar worden wij betere accountants van en de klant een betere ondernemer.”

Doorontwikkelen

Door de mogelijkheden van AFAS besparen onze accountants veel tijd. Alexander wil kijken wat er nog meer mogelijk is. Alexander: “Dat zorgt ervoor dat ze kijken naar wat er nog meer mogelijk is. Je kan zoveel zelf doen met AFAS. Toen we er tegenaan liepen dat digitaal deponeren bij de Kamer van Koophandel nog niet in de standaard was opgenomen, gingen we spelen met de software. We zagen een mogelijkheid en hebben het zelf ingericht. AFAS staat open voor suggesties. Volgens mij hebben ze het nu ook in de standaard van hun software opgenomen. Dat motiveert ons ook om te doorontwikkelen.”

Motiverende analyses

Jan Pieter legt de toegevoegde waarde van Joost uit. “Met Joost, onze tool voor tussentijdse cijfers, kunnen we onze klant op elk moment van een rapportage voorzien. Zo kan er eerder bijgestuurd worden als dat nodig is. Je zit kort op de klant en bouwt daardoor een diepere relatie met elkaar op.” Alexander vult aan: “Onze analyses motiveren de klanten enorm om beter te presteren. Soms komen de klanten triomfantelijk vertellen dat de cijfers beter zijn dan wij hadden voorspeld. Daar zijn we natuurlijk alleen maar blij mee.”

Blik vooruit

WEA Zuid-West bestaat zelf ook uit een jong, prestatiegericht team. Jan Pieter leg het uit: “We willen bijblijven en het liefst voorop lopen. Daarom houden we de branche goed in de gaten en kijken we kritisch naar onszelf en naar onze klanten. Met 70 medewerkers en een gemiddelde leeftijd van 35 jaar oud zijn we een bedrijf dat altijd vooruit wil. We investeren in kennis en kwaliteit en zorgen voor korte lijntjes en duurzaam klantcontact.”

Het hele interview en meer informatie over de AFAS software kunt u vinden op de website van AFAS. Wilt u meer weten over tussentijdse analyses en adviezen? Bekijk Joost of neem direct contact met ons op.