Klantverhalen

Sinds 2005 houden ze zich bij YourSurprise bezig met het maken en versturen van gepersonaliseerde cadeaus. Waar het allemaal begon op een zolderkamer in Zierikzee, is dit Zeeuwse bedrijf vandaag de dag actief in 29 landen en zo uitgegroeid tot een serieuze scale up waar ruim 300 mensen werken.

Wouter, Gerbrand en Arne van YourSurprise hebben samen met hun medewerkers op alle fronten een uitdagende periode achter de rug.

Toen Corona kwam zagen we het aantal bestellingen kelderen vertelt Wouter. We zaten net drie maanden in ons nieuwe pand, dus natuurlijk hebben we ons hier wel even zorgen gemaakt. Gelukkig heeft dat hooguit anderhalve week geduurd. Het was het gevolg van de schrikreactie die je bij veel consumenten zag. Maar veel mensen die thuis kwamen te zitten, wilden ze toch iets voor elkaar doen en dat zorgde er bij ons voor dat het veel drukker werd, met veel minder mensen op locatie.

Op het moment dat we bezig waren met het ontwerp van ons pand, hebben we al gekeken naar schaalbaarheid én nagedacht over de verhouding van groei.

De mensen van kantoor moesten thuiswerken en hun werkplekken werden ingericht als productieplekken. Daar hebben we met het ontwerp van ons gebouw al over nagedacht, in theorie moest een kantoorplek ook een productieplek kunnen zijn. We hadden natuurlijk niet verwacht dat we hier zo snel gebruik van moesten gaan maken.

Ook zijn we samenwerkingen aangegaan met verschillende partijen om praktische problemen invulling te geven, maar ook veiligheid te garanderen. Zo hebben we afspraken gemaakt met een partij die in hele korte tijd 200 mensen zou kunnen testen bij ons op locatie, dan heb je het over een enorme operatie.

Tegelijkertijd werd de impact van Corona zichtbaar in alles. We kregen te maken met vervoerders die niet of minder goed en snel konden leveren, terwijl wij juist een enorme vraag hadden. De winkels in binnen- en buitenland gingen dicht, waardoor de vraag naar cadeaus enorm veranderde. Waar we van onze cadeaus goed weten wat de gemiddelde verkoop is, schoten die aantallen nu met factor 10 omhoog, dat is best even schakelen!

Het is een periode geweest waarin ons team een mega prestatie heeft geleverd, de ultieme vorm van teamwork wat mij betreft.

Zo zijn er op natuurlijke wijze teams ontstaan die bepaalde verantwoordelijkheden namen en gewoon zaken gingen regelen. De manier van werken veranderde vooral doordat we niet meer iedere dag bij elkaar zaten. Iedereen wist dat het verre van ideaal was en had daardoor meer begrip voor elkaar. Als er een beslissing genomen werd, werd de gevraagde actie zonder al te veel vragen uitgevoerd. We moesten op elkaars beslissingen vertrouwen, gewoon doen!

Aan het contact met de mensen en de cultuur die we hebben hechten we veel waarde binnen YourSurprise en daar had het natuurlijk wel een negatieve invloed op. Hierdoor hebben we wel veel dingen opnieuw uitgevonden, die we vandaag de dag nog steeds in stand houden.

Zo waren we gewend om iedere donderdag met alle medewerkers in onze bistro samen te komen informatie te delen. Dat werd met Corona onmogelijk, dus hebben we geïnvesteerd in een systeem waarmee presentaties kunnen houden en deze kunnen broadcasten naar zo’n 80 schermen binnen ons pand. Daarnaast kunnen medewerkers inloggen en zo kan iedereen de wekelijkse presentatie bijwonen waar ter wereld ze op dat moment ook zijn. Zo blijft iedereen op de hoogte van wat er speelt.

Om ons bedrijf ondernemend te houden én de cultuur te bewaken, heeft dat onze prioriteit. We moeten iedereen betrokken zien te houden en zorgen dat de motivatie er is om iedere dag beter te willen worden. Ook willen we graag zorgen voor een stimulans om na te blijven denken over dingen die anders, beter of sneller kunnen, om zo ook de vernieuwing erin te houden.

We wisten dat het bestaande pand niet volledig toekomstbestendig zou zijn, maar dit alles heeft ervoor gezorgd dat we veel sneller moesten beslissen om bij te bouwen.

Daarom hadden we de grond links en rechts van ons gebouw al in optie genomen en stond het totale plan al op papier. De uitbreiding was vooral nodig om meer ruimte te maken voor logistiek en productie én om een eigen magazijn te kunnen creëren. Het was de bedoeling dat we het nieuwe pand in 2021 nog in gebruik zouden gaan nemen en dat is gelukt!

Hiermee zijn we ook klaar voor de volgende stap. Uitbreiden naar andere landen en groter worden in de landen waar we al actief zijn. Eén van de uitdagingen hierin is het vinden van mensen. Developers, online marketingspecialisten, maar ook mensen die met ideeën komen voor nieuwe producten of diensten én dit laten beginnen met een leeg vel papier, dat is wat we zoeken! We hebben daarvoor twee mensen die zich fulltime bezighouden met werving en selectie.

Wij hebben ook een eigen finance afdeling voor onze administratieve werkzaamheden die samenwerken met de teams zodat we weten of we samen de goede kant op roeien.

WEA speelt hierin de controlerende rol en maakt onze jaarrekening. Alexander is voor ons aanspreekpunt als het aankomt op advies of om de rol van sparringpartner in te nemen. De rol van WEA is om ons scherp te houden en te weten wat er speelt. Om ons te kunnen attenderen op zaken die interessant zijn of onze aandacht nodig hebben omdat ze beter kunnen. Echt adviseren, waarin persoonlijkheid voor ons ook een belangrijke rol speelt.

Hoe groter we worden hoe belangrijker het is om controle en grip te houden. Niet alleen financieel, maar ook op de processen die lopen. Het bedrijf moet als team samen blijven werken, zo zorgen we dat we altijd weten waar we mee bezig zijn, zijn we in control en toekomstbestendig!

De toekomst van YourSurprise?

We willen bijzondere momenten faciliteren tussen mensen. Dat doen we nu vooral met de productie van producten, maar daarin kunnen we verder gaan. Onze ambities zijn dan ook enorm. Zo willen we bijvoorbeeld ook diensten introduceren die deze momenten faciliteren.

Daarom zijn we iedere dag bezig met nieuwe ideeën en zoeken we naar mogelijkheden om mensen te helpen verrassen, bedanken, waarderen en stil te staan bij gedenkwaardige momenten. Zo kunnen we samen een beetje blijdschap verspreiden.

www.yoursurprise.nl